Per un uso efficace di PowerPoint – spunti

Per un uso efficace di PowerPoint – spunti

A proposito di uso integrato di parole e immagini, ricordiamo questi tre concetti chiave:
1. doppio canale: la mente ha due canali di apprendimento, quello visivo e quello verbale;
2. capacità limitata: in ogni canale riusciamo a far passare poche informazioni alla volta;
3. elaborazione attiva: chi ascolta ritiene non tutto quello che gli viene proposto,  ma solo quello che gli serve.

Su questa base Atkinson consiglia di scrivere le presentazioni PowerPoint seguendo 4 principi:
1. principio di segnalazione: scrivere un titolo chiaro che sintetizzi il contenuto della pagina in ogni pagina;
2. principio di segmentazione: se si assimila meglio un concetto alla volta, ogni slide deve essere dedicata a un solo tema;
3. principio di modulazione: una slide non è una pagina formato A4 e una slide piena di testo “chiude” il canale visivo;
4. principio di multimedialità: usare la grafica per tradurre i concetti in immagini e le immagini per fornire suggestioni.”

Ed ecco alcuni consigli di Luisa Carrada (www.mestieredicrivere.com):

1. Come strumento di comunicazione la presentazione non è adatta a tutte le occasioni, ma è ideale quando dovete parlare per presentare un prodotto, un progetto, una strategia che convincano i vostri interlocutori. Perché la presentazione non vive da sola, ma è una freccia in più al vostro arco quando dovete assolutamente colpire l’obiettivo. I vostri argomenti, i punti di forza, i dati indispensabili per prendere le decisioni li scrivete lì, nero su bianco.

2. Se il vostro obiettivo è convincere, la presentazione power point può essere il migliore strumento per utilizzare al meglio l’antica ma sempre attualissima arte della retorica. Le slide si vedono con una sequenza lineare, dalla prima all’ultima, e vi permettono di organizzare il vostro discorso secondo la più classica delle scansioni, quella del discorso ciceroniano:

Esordio: utilizzate la prima e la seconda slide per annunciare ciò di cui parlerete. Un bel titolo, eloquente: non “Strategie di e-business”, ma “L’e-business + i sistemi legacy: la scelta vincente per il nostro mercato”,  così chi vi ascolta ha già una piccola anticipazione. Poi l’indice della presentazione, con i titoli delle slide dalla prima all’ultima [ndr: siamo sicuri? Un sommario subito, all’inizio, sa un po’ di rigido, paludato, ufficiale, lungo, noioso…  (Se proprio, prima di partire, farei vedere la presentazione in modalità sequenza… e tranquillizzerei la platea sul fatto che non ho intenzione di sciorinare  lo scibile umano). E infine, perché no? anche una bella domanda – sola, nel mezzo della terza slide -, quella cui darete risposta con la vostra presentazione: “come offrire i nostri prodotti attraverso Internet?”

Narrazione: esponete dati e fatti (analisi del mercato, trend di crescita della vostra azienda, i prodotti che potete offrire online ai clienti, le difficoltà e le opportunità, le strategie della concorrenza).

Argomentazione: ora prendete posizione ed esponete la vostra idea, il vostro progetto. Analizzate i pro e i contro e fate la vostra proposta.

Conclusione: tirate le fila e riassumete in una sola slide, in uno slogan finale, il “succo” del discorso e il perché della validità della proposta.

3. Una slide di una presentazione power point non deve essere esaustiva come la pagina di un libro, né chiusa e autonoma come una pagina web. E’ piuttosto la traccia del vostro discorso e un aiuto a meglio comprendere e ricordare per chi vi ascolterà.
Non abbiate quindi la pretesa di metterci tutto: distillate i messaggi e i dati più importanti. Sottolineature, interpretazioni, particolari, dettagli e considerazioni in più sono affidati alle vostre capacità oratorie.

4. Quindi: più che veri e propri testi o delle frasi sintatticamente perfette e compiute, scrivete dei titoli, degli slogan (ma senza iperboli e aggettivi).
Privilegiate cifre e fatti: quando la presentazione viene stampata e portata via sono loro che restano a testimoniare accuratezza e validità della vostra idea.
Se scrivete troppo, correte inoltre un altro rischio: gli ascoltatori si mettono a leggere riga per riga e non vi ascoltano più. Invece il testo delle slide deve essere una sottolineatura di ciò che state dicendo.

5. Perché questo accada, dedicate a ogni item, a ogni idea, una sola slide: il messaggio deve essere ben evidente e leggibile e restare in vista finché non avete esaurito l’argomento.

6. Oltre al titolo, non scrivete quindi più di 6 righe su ogni slide e servitevi il più possibile di liste puntate o numerate (senza però i bruttissimi punti e virgola alla fine di ogni riga: già sono inutili sui documenti cartacei, sulle slide sono tutti elementi di disturbo in più).

7. Andate all’essenziale, anzi all’osso. Eliminate avverbi ed aggettivi: le sfumature qualitative le darete con le vostre parole e con il tono di voce.
Fatevi piuttosto aiutare dai simboli: niente è meglio di una bella freccia per esprimere il rapporto causa-effetto, e così per i simboli “maggiore” o “minore”

8. Siate parchi anche con i font: sceglietene due per tutta la presentazione, uno per i titoli e uno per il testo.
Non scrivete con un corpo troppo piccolo: ogni parola si deve poter leggere anche dall’ultima fila di una sala affollata.
Evitate le parole scritte tutte in maiuscolo, limitate il corsivo e soprattutto eliminate le sottolineature, che rendono il testo difficile da leggere a distanza.
La combinazione cromatica più efficace è fondo blu con scritte gialle o bianche, sempre però che scriviate poco

9. Usate il più possibile grafici e tabelle, ma con titoli esplicativi e con legende chiare, senza troppe abbreviazioni incomprensibili.

10. Non date mai la stampa della presentazione “prima”: tutti si metteranno a sfogliarla con una bella caduta dell’attenzione mentre parlate … ma informate subito che la darete “dopo”, così nessuno si precipiterà a prendere appunti con ritmi forsennati. E dopo, fornite ai vostri interlocutori anche dei materiali in più: per esempio la stampa della presentazione nella versione con le note, ovvero il vostro discorso in breve, ma con tutte le argomentazioni e i passaggi logici.

Da fare:

• Frasi brevi, che occupano al massimo 4 righe per slide. Se le righe sono meno di quattro, tanto meglio.
• Titoli “parlanti”, che cambiano al cambiare dell’argomento, magari scritti in corpo più piccolo in alto nella pagina. Occorre anche pensare che la slide, una volta stampata, potrebbe avere vita propria, cioè essere letta da sola. Quindi il titolo corrente aiuta la comprensione.
• Uso di immagini e grafici. Non tanto per abbellire, perché le slide sono strumenti di lavoro che devono restare scarni e sobri, quanto per sintetizzare un concetto o una serie di dati. Se inserite grafici, a torta, colonna o di qualsiasi tipo, attenzione a non moltiplicare le etichette e a non fare una legenda con scritte troppo piccole. Ricordatevi sempre che la slide si osserva da una certa distanza!
• Uso di simboli come frecce, diagrammi di flusso, più, meno eccetera. Aiutano a risparmiare sulle parole e rendono tutto più evidente con un solo colpo d’occhio, che dovrebbe essere l’obiettivo di tutte le slide.
• Liste puntate e numerate. Aiutano a mettere in ordine concetti e dati, si scorrono più velocemente di un paragrafo di testo. Evitare di chiudere ogni frase della lista con il punto e virgola: appesantisce l’aspetto del testo e non serve a niente. Occorre pensare alla slide come a un manifesto o una t-shirt, più che come una pagina di testo classica.

Da evitare:

• Effetti sonori, animazioni. Ormai il PowerPoint mette a disposizione una sfilza inesauribile di combinazioni tra effetti sonori e visivi. Però la maggior parte delle persone li conosce già, sa come si ottengono e la sorpresa non c’è più. Difficilmente otterrete un ooohh al suono della macchina da scrivere o all’ennesima “veneziana” che sfuma sul testo. Piuttosto tutto questo distrae e rende la presentazione un piccolo circo. Lasciamo stare. Saranno sufficienti una dissolvenza leggera, una transizione non troppo veloce da una slide all’altra, un piccolo clic. L’obiettivo è sempre la sobrietà e soprattutto, comunicare al meglio i vostri contenuti.Troppi colori, sfumature fantasiose, fondi lavorati eccetera. Basterà scegliere due colori, uno per lo sfondo e uno per il testo. La combinazione che si legge meglio, è sperimentato, è lo sfondo blu con le scritte gialle o bianche. Comunque i colori non dovrebbero essere della stessa gamma, ma a contrasto. Benissimo anche lo sfondo bianco con il logo dell’azienda in alto a destra.Troppi font. Scegliamone uno, al massimo due, ad esempio uno per il titolo e uno per il testo centrale. Meglio usare quelli più conosciuti e sperimentati, considerando che le “grazie” cioè gli apici dei caratteri tipo il Times New Roman rendono la lettura un po’ più difficile. Quindi sarebbero preferibili i “bastoni”, cioè i font senza grazie, come l’Arial o il Verdana.Troppi concetti. Ogni slide dovrebbe contenere un solo concetto forte. Meglio parlare a lungo per approfondire, tenendo alle spalle la stessa slide con un concetto chiave, piuttosto che tenere una slide piena di concetti e doverli spiegare uno ad uno. Si corre anche il rischio di spiegare magari il primo, mentre qualcuno dell’uditorio sta leggendo il secondo o il quarto…Caratteri piccoli. Figlia dell’errore descritto nel punto precedente è la cattiva abitudine di scrivere il testo in caratteri piccoli, magari riempiendo la pagina fino in fondo. Ognuno, anche dall’ultima fila, deve poter leggere bene i vostri contenuti. Quindi: caratteri belli grandi e inseriti nella parte centrale della pagina.